Cómo validar documentos firmados con FirmaEC
Validar un documento firmado electrónicamente permite comprobar la identidad del firmante, la vigencia del certificado y la integridad del archivo. Esta revisión es esencial antes de archivar, aprobar o continuar un trámite.
Verificar un documento y validar un certificado: diferencias
La información oficial de ARCOTEL sobre FirmaEC distingue la verificación de documentos firmados de la validación del estado de un certificado. Seleccione la función que corresponde a su objetivo; consultar un certificado no reemplaza la revisión del documento recibido.
Cómo revisar un PDF firmado: paso a paso
- Conserve el archivo recibido. Trabaje con una copia idéntica. No convierta, imprima a PDF ni vuelva a guardar el documento antes de revisarlo.
- Abra la verificación de documentos. El nombre exacto de la opción depende de la versión de FirmaEC.
- Seleccione el PDF. Ejecute la comprobación y espere el resultado completo.
- Revise cada firmante. Compruebe la identidad mostrada y lea el estado de cada firma, no solo su representación visual.
- Revise las alertas. Si la aplicación informa problemas de integridad, certificado o confianza, registre el mensaje antes de dar el documento por verificado.
- Conserve evidencia. Si el procedimiento institucional lo requiere, registre la fecha de la revisión y el resultado junto al archivo original.
Cómo actuar cuando aparece una advertencia
Una advertencia requiere revisar su causa. La fecha escrita dentro del documento o la imagen de la firma no acreditan por sí solas el momento de firma ni el estado histórico del certificado. La información disponible y el resultado dependen de la firma y del mecanismo de validación utilizado.
No modifique el PDF para intentar eliminar una alerta. Consulte al remitente o al equipo técnico y conserve el resultado para el diagnóstico.
Preguntas frecuentes
¿Un documento con varias firmas se revisa una sola vez?
Revise el resultado correspondiente a cada firmante. No asuma que el estado de una firma se aplica a todas las demás.
¿Ver una rúbrica o un código QR basta?
La revisión debe incluir la firma electrónica y el resultado de la herramienta. Una representación visual por sí sola no sustituye esa comprobación.
¿Tengo que compartir la contraseña de mi certificado?
No la comparta con soporte. Si una operación con su propio certificado solicita la contraseña, debe ingresarla el titular.
Para problemas técnicos consulte la guía de errores de FirmaEC o solicite soporte especializado.
¿Qué confirma la validación?
- Que el documento contiene una firma electrónica reconocible.
- Que la información del firmante coincide con el certificado.
- El estado del certificado y las advertencias que informa la herramienta; la validación histórica puede requerir evidencia adicional.
- Que el archivo no fue modificado después de la firma.
Proceso recomendado
Abra la función de verificación de documentos de FirmaEC, seleccione el documento y revise el resultado completo. No se limite a comprobar que aparece una firma visual: la evidencia válida se encuentra en los datos criptográficos y en el estado informado por la aplicación.
Cómo interpretar alertas
Una advertencia puede relacionarse con la vigencia, la cadena de confianza, la fecha o una modificación posterior. Conserve el mensaje y los datos del documento para que el equipo técnico pueda analizar el caso sin alterar el archivo original.
Buenas prácticas
Trabaje siempre con una copia del documento recibido, evite convertirlo o volver a guardarlo antes de validar y registre el resultado cuando forme parte de un proceso institucional.
¿Necesita apoyo para validar documentos? Solicite asistencia técnica.
